Gia hạn visa Tokutei Ginou (特定技能): Hồ sơ, thời điểm nộp và thời gian chờ

Có cần cung cấp thông tin gia đình. Trong hồ sơ gia hạn visa có mục yêu cầu điền thông tin người thân (quan hệ, công việc hiện tại, địa chỉ, số thẻ ngoại kiều), nên công ty yêu cầu em là đúng. Chắc họ cần thông tin đó để làm thủ tục thuế / bảo hiểm xã hội cộng. Em cứ cung cấp đi.

PDF in ra là được nhé, không cần bản giấy gốc. Quan trọng là số liệu trong tờ gensen phải khớp với giấy thuế xin ở shi (shiyakusho). Dù photo, chụp ảnh, hay PDF in ra thì đều okay, miễn là đọc được rõ ràng.

Báo cáo sự thật đi nhé. Thời gian nhập cảnh sớm không ảnh hưởng gì đến gia hạn visa. Bạn cứ báo cho công ty biết bạn quay lại sớm hơn dự kiến và quay lại làm việc đúng lịch. Điều quan trọng là bạn làm việc đúng theo hợp đồng và lịch làm việc, nhập cảnh sớm hay muộn không liên quan đến visa renewal.

Em cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1. Bản sao hợp đồng tuyển dụng tokutei (特定技能雇用契約書の写し)
2. Bản sao bảng điều kiện lương (雇用条件書の写し)
3. Bản tường trình về lương và phúc lợi (特定技能外国人の報酬に関する説明書)
4. Bản sao giấy chứng nhận thu nhập từ nguồn (給与所得の源泉徴収票の写し)
5. Bản giới thiệu về công ty tokutei (特定技能企業概要書)
6. Giấy chứng nhận đăng ký công ty (登記事項証明書)
7. Bản sao hộ khẩu của giám đốc hoặc người điều hành (役員の住民票の写し)
8. Giấy cam kết của giám đốc (特定技能企業の役員に関する誓約書)
9. Bản sao đơn tờ khai và hóa đơn bảo hiểm lao động (労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書)
10. Bản sao chứng chỉ nộp thuế từ cơ quan thuế (税務署発行の納税証明書)
11. Bản sao giấy chứng nhận nộp thuế cư dân từ chính quyền địa phương (2 năm gần nhất)

Có ảnh hưởng đó bạn. Hiện tại công ty của bạn đang nộp hồ sơ gia hạn visa tới 20/7. Nếu bạn xin thôi việc trước khi visa được phê duyệt, có rủi ro là gia hạn bị từ chối vì công ty có thể rút hồ sơ.

Chờ visa được phê duyệt xong (tới 20/7), RỒI xin thôi việc. Đó là cách an toàn nhất. Vì nếu bạn xin nghỉ đầu tháng 9 mà visa chưa được phê duyệt, công ty sẽ rút hồ sơ, khi đó bạn sẽ không có visa để ở lại Nhật.

Bạn muốn 3 thứ cùng lúc (về nước, lấy bảo hiểm, tìm công ty mới) nhưng những thứ đó không đi cùng nhau được. Tốt nhất là chờ visa được phê duyệt rồi xin thôi việc.

Cty phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan để em tự gia hạn. Giấy tờ cần thiết bao gồm:

1️⃣ Mẫu đơn xin gia hạn visa (10 trang), chỉ nộp trang 1, 3-8, tải từ: https://www.moj.go.jp/isa/content/930003875.pdf

2️⃣ Ảnh 3x4 chụp trong 3 tháng gần nhất, không chỉnh sửa

3️⃣ Hộ chiếu và thẻ ngoại kiều (bản gốc + bản copy)

4️⃣ 課税証明書 (giấy chứng nhận thuế) và 納税証明書 (giấy chứng nhận nộp thuế) năm gần nhất

5️⃣ Bản copy giấy 源泉徴収票 (giấy tách lệ phí)

6️⃣ Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị, tải từ: https://www.moj.go.jp/isa/content/001341552.pdf

7️⃣ 特定技能外国人の報酬に関する説明書 (Giấy giải thích lương trả cho người nước ngoài làm tokutei)

8️⃣ Bản copy hợp đồng lao động (特定技能雇用契約書の写し)

9️⃣ Bản copy điều kiện lao động (雇用条件書の写し)

🔟 Các giấy tờ khác tùy trường hợp: thẻ bảo hiểm, chứng nhận đóng bảo hiểm đủ, mã số nenkin...

Tùy theo ngành nghề sẽ có giấy tờ bổ sung. Xem thêm tại: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00199.html

Danh sách mẫu giấy: https://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/10_00020.html

Nếu em không hiểu tiếng Nhật hay sợ sai sót hồ sơ, cty cũng có thể thuê luật sư giúp. Nhưng nếu cty không liên quan gì đến visa (như quản lý nói), thì cty vẫn phải cung cấp giấy tờ của cty vì em không thể làm được những giấy tờ đó một mình.

Nếu công ty bảo chưa thể làm năm điều chỉnh (年末調整) vì bạn là non-resident (non-居住者) năm đầu, thì đó là đúng. Công ty chỉ khấu trừ thuế suất cố định 20.42% mỗi lần trả lương, chứ không làm năm điều chỉnh như người ở lâu năm.

Thay vì xin 源泉徴収票 (cty nói năm 7 không đưa được), bạn xin:

1. **支払調書** (giấy chứng nhận chi trả lương + khấu trừ thuế) cho cả năm 6 và 7
2. **課税証明書 + 納税証明書** từ Shiyakusho (Quận/Thị phố) nơi bạn đăng ký địa chỉ — không cần qua công ty. Giấy này có giá trị y hệt 源泉徴収票 và Nyukan nhận 100%. Chỉ cần mang thẻ ngoại kiều + My Number, phí 300 yên/tờ.

Có thể xin cả ba loại giấy để chắc chắn: 源泉徴収票 năm 6, 支払調書 năm 7, và 課税証明書/納税証明書 từ Shiyakusho.